Birgðatalningar og endurskoðun

Þegar þetta er skrifað eru undirritaðir þjakaðir af stressi, áhyggjum og andvökunóttum vegna þess sem koma skal á næstu vikum. Hvað er það sem er að halda fyrir okkur vöku kannt þú að spyrja þig? Jú, undirbúningur og skipulagning þess að vera viðstaddur birgðatalningar í kringum áramótin. Hausinn á okkur er magnaður, það sem honum dettur til hugar að velta fyrir sér upp úr þurru þegar augun eru lokuð og líkaminn er við það að slökkva á sér seint á föstudagskvöldi. Þá byrjar hausinn að sjálfsögðu að velta fyrir sér hvort hægt sé að skilgreina birgðir hjá félagi í endurskoðun sem eitt þýði eða eru þau jafnvel fleiri? Eru birgðirnar staðsettar á einum stað eða jafnvel á mörgum stöðum? Ef svo er, er innra eftirlit félagsins með birgðatalningum það sama í öllum talningum ef um fleiri en eina talningu er að ræða? Eru birgðirnar eða hluti þeirra staðsettar úti á landi þar sem veður og færð getur haft veruleg áhrif á það hvort að við komumst í talningu á þessum tíma árs? Hver er aðferðafræði félagsins við birgðatalningar, er ein árslokatalning eða eru sítalningar í gangi allan ársins hring? Þetta eru jú þær spurningar sem ollu því að nætursvefninn varð örlítið styttri þessa nóttina.

Þar sem hausinn er svo magnaður þá byrjar hann strax einnig að leita lausna við þessum pælingum öllum. Þetta er kannski ekki svona flókið, þetta eru bara talningar. Við munum að öllum líkindum ekki telja vötnin á Arnarvatnsheiði, eyjarnar í Breiðafirði eða Vatnsdalshóla í Húnavatnssýslu sem eiga það sameiginlegt að vera álitin óteljandi. Þó svo að birgðir séu almennt ekki óteljandi geta talningar á þeim þó vafist fyrir okkur. Væri mögulega besta lausnin að heyra í stjórnendum félagsins og athuga hvort það væri ekki hægt að selja þessar blessuðu birgðir fyrir áramótin og bíða með öll innkaup þar til nýtt ár hefur gengið í garð? Hvað með að niðurfæra meginþorra birgða félagsins? Nei, sennilega eru þetta ekki góðar lausnir í stóra samhenginu. Þegar öllu er á botninn hvolft þá er sú krafa gerð á okkur samkvæmt endurskoðunarstaðli ISA 501 að við staðfestum bæði tilvist og ástand birgða með því að mæta í birgðatalningar, hvort sem okkur líkar það betur eða verr. Eins og með aðrar endurskoðunaraðgerðir þá er skipulagning og undirbúningur okkar algjört lykilatriði þegar kemur að því að vera viðstödd birgðatalningar.

Sú endurskoðunaraðgerð að mæta í birgðatalningu félags er í rauninni aðgerðaendurskoðun fremur en gagnaendurskoðun þar sem að við erum að prófa innra eftirlit félags í kringum framkvæmd birgðatalninga þess. Við skipulagningu og undirbúning endurskoðunaraðgerða vegna birgðatalninga er mikilvægt að átta sig á talningaraðferðum félagsins, þ.e. hvort um sé að ræða sítalningar sem eru í gangi jafnt og þétt yfir árið eða hvort allar birgðir félagsins séu einungis taldar í lok reikningsskilatímabils, árslokatalningar. Ásamt því að skilja innra eftirlit með birgðatalningum og aðferðafræði þeirra er einnig mikilvægt að skilgreina þýði birgðanna út frá eðli þeirra. Sem dæmi má nefna að ef félag er bæði með hráefni og fullunnar vörur þarf að horfa á birgðir þess sem tvö aðskilin þýði og talningar á þeim aðskildar frá hvorri annarri.

Þegar kemur að því að mæta í talningar geta endurskoðunaraðgerðir okkar verið mismunandi eftir talningaraðferðum félagsins. Ef um sítalningar er að ræða þá þurfum við yfirleitt að vera fyrr á ferðinni og mæta jafnvel nokkrum sinnum á reikningsskilaárinu í birgðatalningar. Nákvæmlega hversu oft þarf að mæta í talningar yfir árið fer eftir faglegri dómgreind endurskoðanda varðandi hvað veitir honum næga endurskoðunarvissu, en ISA 501 staðallinn veitir engar nákvæmar leiðbeiningar með talningarfjölda. Hins vegar ef birgðir eru einungis taldar í lok árs þá er ekki um mikið annað að ræða en að mæta í sjálfa talninguna. Þetta kann að hljóma einfaldari og skilvirkari aðgerð fyrir endurskoðandann en það er ekki endilega svo. Mikið álag getur myndast í kringum jól og áramót á hluta starfsfólks endurskoðunarfyrirtækja vegna talninga ef mörg félög notast við árslokatalningar. Þetta álag myndi dreifast betur yfir allt árið ef um sítalningar væri að ræða þó svo að mögulega þurfi að mæta oftar í birgðatalningar. Heildarfjöldi talinna birgða þarf samt sem áður ekki endilega að vera meiri í sítalningum fremur en í árslokatalningum. Einnig eru auknar líkur á því að færð og veður muni hafa áhrif á talningar í kringum áramót í talningum þar sem ófærð og lokanir geta hamlað því að við komumst í talningu. Einnig getur veðurfar haft áhrif á talningar ef birgðir eru geymdar utandyra. Þessi atriði geta því dregið úr skilvirkni endurskoðunaraðgerða vegna árslokatalninga.

Talandi um skilvirkni þá er það hugtak sem helst oft í hendur við kostnað sem flestallir stjórnendur rýna töluvert í. Með því að bæta skilvirkni leiðir það af sér lægri kostnað í flestum tilfellum. Vel skipulagt ferli sítalninga getur aukið skilvirkni birgðatalninga og getur því að öllum líkindum lækkað kostnað félaga í tengslum við birgðatalningar, en hvernig?

Sítalningar eru framkvæmdar reglulega yfir allt reikningsskilatímabilið þar sem lítill hluti birgða er talinn í hvert skipti en þó þarf að passa að allar vörur séu taldar að lágmarki einu sinni einhvern tímann á tímabilinu. Því þarf að halda vel utan um allar talningar ársins og þau frávik sem koma upp. Þessi aðferðafræði við birgðatalningar er hugsuð til þess að viðhalda stöðugt nákvæmri birgðatalningu frekar en að treysta á heildartalningu í lok árs. Ef um misræmi í sítalningu er að ræða kemur það yfirleitt fyrr í ljós en það hefði annars gert í árslokatalningu og því hægt að leiðrétta þær villur um leið og þær uppgötvast. Þar af leiðandi bæta sítalningar nákvæmni birgðatalninga og minnka því einnig áhættuna á uppsöfnuðum villum sem gætu leitt til verulegs fráviks á reikningsskilatímabilinu. Þetta getur skipt talsverðu máli fyrir félög þar sem sítalningar minnka líkurnar á því að birgðir séu rangt skráðar í bækur félags á hverjum tímapunkti reikningsskilatímabilsins og er því betur hægt að treysta á að það magn birgða sem er skráð í kerfi þess sé rétt á hverjum tímapunkti fyrir sig. Þetta gæti því verið hentug aðferð fyrir þau félög sem birta óendurskoðuð árshlutauppgjör til þess að veita þeim aukna vissu á birgðum í hverju uppgjöri. Auk þess er framkvæmd sítalninga þess eðlis að starfsemi félags liggur yfirleitt ekki niðri eða loka þurfi lager eða verslun á meðan talningum stendur eins og yfirleitt er gert þegar um árslokatalningar er að ræða. Sú staðreynd að ekki þurfi að loka verslun eða lager vegna talninga ætti allavega að fá stjórnendur til þess að huga að notkun sítalninga umfram árslokatalninga.

En nóg um þetta í bili, við þurfum að drífa okkur í næstu birgðatalningu!