Hlutverk endurskoðunarnefnda í sjálfbærnivegferð fyrirtækja

Endurskoðunarnefndir eru mikilvægur hlekkur í stjórnarháttum fyrirtækja þegar kemur að sjálfbærnivegferð þeirra og hafa ríku hlutverki að gegna í að styðja við stjórnir með því að hafa eftirlit með áhættum og tryggja að viðeigandi innra eftirlit sé til staðar. Endurskoðunarnefndir þurfa að gera sitt til að stuðla að því að sjálfbærnimál séu hluti af stefnu félagsins, tilgangi og þörfum hagaðila.

Með innleiðingu á tilskipun Evrópusambandsins um sjálfbærniupplýsingagjöf fyrirtækja (CSRD) er hlutverk endurskoðunarnefnda víkkað út til að innifela einnig:

• Eftirlit með ferli við gerð sjálfbærniskýrslu þ.m.t. ferli félagsins við samantekt gagna og fylgni við ESRS staðlana.

• Koma með tillögur um úrbætur til að auka gæði sjálfbærniupplýsinga.

• Útskýra hvernig nefndin stuðlaði að heilindum sjálfbærni upplýsinga og hvert hlutverk nefndarinnar var í ferli við gerð sjálfbærniskýrslu.

• Að upplýsa stjórn endurskoðuðu einingarinnar um niðurstöður óháðrar staðfestingar sjálfbærniskýrslunnar.

• Fylgjast með virkni innra eftirlits og áhættustýringar er varðar gerð sjálfbærniskýrslu ásamt innri endurskoðunardeild sé hún til staðar, sérstaklega hvað varðar sviksemi og grænþvott.

• Að hafa yfirsýn með ferli við óháða staðfestingu sjálfbærniskýrslu.

• Yfirfara og fylgjast með óhæði endurskoðunarfyrirtækis og löggilts endurskoðanda og þá sérstaklega hvort önnur þjónusta sem veitt er hafi verið viðeigandi m.t.t. óhæðis.

Sjálfbærni þarf að verða hluti að starfssviði endurskoðunarnefnda. Ekki bara vegna ofangreinds eftirlitshlutverks heldur ætti reynsla og hæfi nefndarinnar að gera meðlimum hennar kleift að greina viðskiptaáhættur og tækifæri félagsins tengdar sjálfbærni og aðstoða þannig stjórn við stefnumótun þess.

Endurskoðunarnefndir munu við innleiðingu sjálfbærni hjá fyrirtækjum hafa eftirlit bæði með ferlum við gerð fjárhagsupplýsinga og sjálfbærniupplýsinga. Nefndirnar eru þannig í einstakri stöðu til þess að gæta að því að samhengi sé á milli þessa tveggja og vekja athygli stjórnenda og/eða stjórnar ef svo er ekki. Aðgengi nefndarinnar að ferlum við gerð upplýsinga, innra eftirliti og áhættustýringu ætti einnig að leiða til þess að sjálfbærniáhættur þær sé félagið býr við séu frekar greindar og við þeim brugðist.

Þekkingaröflun og opin samskipti

Í ljósi mikilvægis hlutverk endurskoðunarnefnda ættu meðlimir þeirra til lengri tíma að huga að eftirfarandi:

Efla þekkingu á sjálfbærni

Þekking nefndarmanna þarf að vera í stöðugri þróun, bæði á sviði sjálfbærninnar sjálfrar og einnig hvað varðar ytri kröfur um skýrslugjöf ásamt væntingum hagaðila. Vel gæti farið á því að einn aðili í nefndinni sé sérfræðingur í sjálfbærni.

Fyrirtækin þurfa að sjá til þess að nefndarmenn í endurskoðunarnefnd þeirra fái viðeigandi þjálfun þannig að þekking þeirra á sjálfbærnimálum aukist. Virði þjálfunar væri aukið ef hún kæmi bæði frá sérfræðingum utan fyrirtækisins og innan úr fyrirtækinu sjálfu.

Virkt aðhald og efling samskiptahæfni

Mikilvægir þættir sem endurskoðunarnefnd þarf að búa yfir og mögulega efla, fela í sér gagnrýna hugsun, efahyggju og hæfileika til að ögra óbreyttu ástandi auk þess að hafa siðferðilegt hugrekki til að varpa fram óþægilegum spurningum. Þetta hlutverk er sérlega mikilvægt til að veita stjórnendum aðhald t.d. vegna tilhneigingar til grænþvottar og getur verið krefjandi og reynt á samskiptahæfni nefndarmanna.

Gæta þarf að því að nefndarmenn fá viðeigandi upplýsingar með tímanlegum hætti svo þeir geti glöggvað sig á sjálfbærniáhættum og gæði ferils við gerð sjálfbærniskýrslna. Þetta atriði er sérlega mikilvægt á meðan skýrslugerðin er í þróun og er að taka örum breytingum og ætti tímanleg aðkoma endurskoðunarnefndar að geta aukið gæði skýrslunnar hraðar en ella.

Samstarf við endurskoðendur

Mikilvægt er að endurskoðunarnefndir séu í virku og skilvirku sambandi við endurskoðendur félagsins og deili með þeim áhættum sem varða sjálfbærni. Góð samvinna við endurskoðendur er líkleg til að stuðla að heilindum upplýsingagjafar félagsins og vera þannig gagnleg fyrir endurskoðunarnefndina og endurskoðendur en ekki síður félagið sjálft og almannaheill.

Opin samskipti um sjálfbærnimál

Formaður nefndarinnar þarf að gæta að því að nefndin sinni hlutverki sínu hvað varðar sjálfbærni. Hann þarf að vera leiðandi í þekkingaröflun og gæta þess a skoðanaskipti um sjálfbærnimál séu opin og virk og að sjónarmið allra nefndarmanna nái að koma fram. Skapa þarf þannig andrúmsloft að nefndarmönnum líði þannig að þau geti spurt óþægilegra spurninga og ögrað sjónarmiðum stjórnenda.

Að hverju ættu endurskoðunarnefndir að vera að huga núna?

Fyrst af öllu þarf endurskoðunarnefndin að átta sig á því hvar félagið er statt á sjálfbærnivegferðinni. Er búið að setja sjálfbærnistefnu og er unnið eftir henni? Er búið að framkvæma mikilvægisgreiningu? Hvaða sjálfbærniáhættur býr félagið við og hverjar eru mildunaraðgerðirnar? Er búið að skilgreina markmið og lykilárangursmælikvarða? Hvaða aðgerðir eru í gangi til að ná markmiðunum? Eftir því hvar félagið er statt þarf nefndin að yfirfara það sem komið er og átta sig á því hvar og hvernig hún getur stutt við sjálfbærnivegferðina.

Næst þarf að átta sig á stöðu innra eftirlits. Hvernig er innra eftirlitskerfi félagsins í stakk búið til að koma auga á, greina og safna saman og skýra frá upplýsingum? Eru veikleikar í innra eftirliti eða þarf að vinna að úrbótum? Getur endurskoðunarnefnd treyst því að upplýsingar frá stjórnendum séu áreiðanlegar? Hvaða stefna og aðferðafræði er notuð til að hanna mælikvarða til að tryggja nákvæmni, áreiðanleika og samræmi í upplýsingagjöf? Er menntun og reynsla stjórnenda hæfileg miðað við aðstæður? Er hætta á grænþvotti?

Endurskoðunarnefndir þurfa að tryggja að upplýsingakerfi fyrirtækisins styðji við áreiðanlega og nákvæma skýrslugerð í sjálfbærnimálum. Áherslan þarf m.a. að vera á eftirlit með lykilárangursmælikvörðum og árangri, til að mæta kröfum núverandi og framtíðar reglugerða og undirbúa fyrir óháða ytri staðfestingu ásamt innleiðingu á ESRS stöðlunum. Þegar kemur að sjálfbærniskýrslunni sjálfri þarf að huga að regluverkinu, hvaða ramma er verið að styðjast við núna? Hverjir eru notendur skýrslunnar? Veitir skýrslan gagnlegar upplýsingar? Er félagið tilbúið til að innleiða ESRS staðlana, er þekking innan fyrirtækisins nægjanleg til að fara í þá vegferð?

Eins og er er fyrirtækjum í sjálfsvald sett hvort þau láta óháðan ytri aðila staðfesta sjálfbærniskýrsluna en þegar búið verður að innleiða CSRD verður óháð staðfesting skylda fyrir stærri aðila. Endurskoðunarnefndin þarf að huga að því hvort við hæfi sé að afla ytri staðfestingar en staðfesting sjálfbærniupplýsinga eykur traust og trúverðugleika þeirra upplýsinga sem eru settar fram í sjálfbærniskýrslum sem eykur gildi þeirra og gagnsemi við ákvarðanatöku. Ef það er við hæfi að afla ytri staðfestingar, er það hlutverk endurskoðunarnefndar að velja aðilann til verksins og tryggja í þeirri vegferð óhæði og þekkingu viðkomandi aðila.

Síðast en ekki síst ætti nefndin að vera að huga að eigin þekkingu og reynslu hvað varðar sjálfbærni. Er til staðar næg þekking í nefndinni? Ef nei, hvernig er þá hægt að bæta úr henni? Er nægjanlegt að núverandi nefndarmenn auki sína þekkingu eða er jafnvel þörf á viðbótaraðila? Svona í lokin þá mætti líka huga að því hvort tími og þóknun nefndarmanna sé nægjanleg til að takast á við aukin verkefni.