Samtímaeftirlit og endurskoðendur

Þróun á innra eftirliti á Íslandi

Innra eftirlit verður sífellt veigameiri þáttur í stjórnun fyrirtækja. Rannsókn sem Viðskiptadeild HR gerði árið 2014 á stjórnunarreikningsskila og eftirlitskerfum í 191 íslenskum fyrirtækjum sýndi að 73% fyrirtækja sjá innra eftirlit sem mikilvægan eða mjög mikilvægan þátt í daglegri stjórnun. Þegar niðurstöðurnar eru bornar saman við niðurstöður svipaðrar rannsóknar sem var gerð á 184 fyrirtækjum árið 2008 rétt fyrir hrun voru 67% fyrirtækja sem töldu innra eftirlit vera mikilvægt eða mjög mikilvægt. Íslenskum fyrirtækjum telja því innra eftirlit vera mikilvægur þáttur í stjórnun bæði árið 2008 og árið 2014. Hins vegar, er það sláandi hversu mikil þróun hefur átt sér stað í framkvæmd innra eftirlits í íslenskum fyrirtækjum milli 2008 og 2014 eins og sést í töflu 1.

Þessar niðurstöður sýna að vitundarvakning virðist vera í gangi í íslenskum fyrirtækjum hvað varðar gagnsemi góðs eftirlitskerfis. Frá því að líta á innra eftirlit sem kvöð og óþarfa árið 2008 virðast íslensk fyrirtæki í dag sjá innra eftirlit sem nauðsyn. Til marks um þessa þróun hefur samtímaeftirlit (e.: continuous monitoring) komið fram á sjónarsviðið á Íslandi síðustu árum bæði sem aðferðafræði og sem upplýsingakerfi.

Samtímaeftirlit sem aðferðafræði

Sem aðferðafræði gengur samtímaeftirlit út á að auka sjálfvirkni innra eftirlits sem og færa framkvæmd og aðgengi að niðurstöðum eftirlitsaðgerða nær stjórnendum í rauntíma. Hér er í raun verið að tala um sömu áhættur og eftirlitsaðgerðir sem við erum alltaf að glíma við eins og t.d samþykktir á innkaupareikningum yfir tilteknum mörkum, greiðsla á ósamþykktum reikningum, óeðlilegar sveiflur í launagreiðslum, afslættir yfir ákveðnu marki, breytingar á lánamörkum viðskiptamanna, breytingar á fjárhagslyklum, osfrv. Í samtímaeftirliti er haft rauntímaeftirlit með færslum og gögnum sem skapast við þessar aðgerðir, notkun notenda á þeim upplýsingakerfum sem þessar færslur skrást í og hvort skilgreindar eftirlitsaðgerðir fari fram og virki. Ef um frávik er að ræða er flaggað með einhverjum hætti til að ná athygli stjórnenda eða að sjálfvirkt aðgerðaferli fer í gang. Aðferðafræðin bakvið samtímaeftirlit gengur því út á að áhættugreina ferla og kerfi, meta þær eftirlitsaðgerðir sem eru í gangi, meta möguleika á að sjálfvæða eftirlitsaðgerðir og innleiða samtímaeftirlitskerfi.

Samtímaeftirlit sem upplýsingatækni

Til þessa að geta framkvæmt samtímaeftirlit þarf upplýsingatækni. Hér er talað um hugbúnað til vöktunar á t.d. færslum, gagnaflutningum, kerfistengdri notendahegðun, breytingum á uppsetningu og millifærslum. Samtímaeftirlitskerfi eru í dag annaðhvort hluti af viðskiptakerfum fyrirtækja eins og NAV, AX eða SAP eða eru fáanleg sem sérstök kerfi sem hægt er að tengja við viðskiptakerfi fyrirtækja.

Mikil þróun hefur orðið á síðustu árum í einingum viðskiptakerfa til samtímaeftirlits. í SAP er til dæmis að finna GRC (Governance, Risk and Compliance) vöktunarkerfi og fyrir NAV og AX kerfin frá Microsoft má kaupa samtímaeftirlitskerfi sem er sérsniðið fyrir þessi kerfi frá birgjum eins og t.d. FastPath. Þó svo að um samofnar kerfiseiningar sé að ræða þarf að kaupa þessar einingar sérstaklega fyrir þessi kerfi.

Ef litið til sérstakra samtímaeftirlitskerfa, sem ekki eru samofin einu einstöku viðskiptakerfi, eru stærstu birgjarnir í Bandaríkjunum (mælt í fjölda notenda) t.d. ACL og Caseware. Í Evrópu eru fleiri kerfi á markaðnum eins og t.d. Approva, Oversight og Aptean. Á Íslandi er íslenska fyrirtækið Expectus stærst á þessu sviði með hugbúnaðinn ExMon.

Notkun og virði samtímaeftirlits í íslenskum fyrirtækjum

Í fyrrnefndri könnun Viðskiptadeildar HR árið 2014 var spurt um um notkun á upplýsingatækni til samtímaeftirlits. Af þeim 124 fyrirtækjum sem svöruðu þessari spurning höfðu 20 fyrirtæki eða 16% innleitt svona kerfi en 47 eða 38% höfðu áhuga á að innleiða slík kerfi á næstu árum.

Heimsótt voru 12 af þeim fyrirtækjum sem nota samtímaeftirlitshugbúnað til að komast að því hvað hann var notaður í og hvaða virði hann skapaði. Kom það fram að samtímaeftirlitskerfi eru mest notuð til að koma í veg fyrir villur t.d. í gagnaflutningum milli kerfa, samanburði á gögnum í mismunandi kerfum eins og t.d. tímaskráningu og launum og svo samanburði á notkun kerfis og réttindum notenda. Ennfremur nota fleiri fyrirtæki samtímaeftirlit til að vakta áætlun og rauntölur t.d. fyrir innkaup eða bera saman raunverð frá birgjum við innkaupasamninga. Mat þessara fyrirtækja á virði hugbúnaðarins er fyrst of fremst mældur í minnkun kostnaðar t.d. til villuleita og lausna, minnkun tekjuleka í t.d. reikningaferlum, minnkun sviksemisáhættu og auknum gagnagæðum.

Samtímaeftirlit og endurskoðendur

Það leikur enginn vafi á því að sterkara innra eftirlit í fyrirtækjum hefur áhrif á störf endurskoðenda. Spurningin er þó, hvaða áhrif þróun í samtímaeftirliti muni hafa fyrir endurskoðendur. Fleiri nefndir, ráðgjafar og samtök út í heimi hafa spáð miklum breytingum fyrir vinnu endurskoðenda og einnig fyrir starfssemi endurskoðunarfyrirtækja. Röksemdafærslan er oftast sú að með samtímaeftirliti verður ekki lengur eins mikil þörf á að fara yfir frumgögn, taka og prófa gagnaúrtök, prófa eftirlitsaðgerðir og áhættumeta ferla þar sem eftirlit er haft með þessum þáttum í rauntíma af fyrirtækinu sjálfu. Gögn um innra eftirlit, niðurstöður og aðgerðir til úrbóta eru því aðgengilegar endurskoðendum hvenær sem er. Þannig að sterkara innra eftirlit og samtímaeftirlit ætti að minnka tímanotkun ytri endurskoðenda og þar með kostnað fyrirtækisins til endurskoðunar. Sum samtök taka dýpra á árinni og kveða á um að ef endurskoðendur fylgjast ekki með þessari þróun geti þeir átt á hættu að starfsgrein þeira úreltist. Eða eins og í white paper frá AICPA frá 2012 sem segir:

“Auditing has ... not seemingly kept pace with the realtime economy. Some auditing approaches and techniques that were valuable in the past now appear outdated. Also, the auditing evolution has reached a critical juncture whereby auditors may either lead in promoting and adopting the future audit or continue to adhere to the more traditional paradigm in some manner”.

Þó svo svona „dómadagsspádómar“ komi öðruhverju fram um endurskoðendur þá getur þróun í upplýsingatækni oft breytt markaðsaðstæðum með stuttum fyrirvara. Það er því full ástæða til að skoða þetta betur og hvernig þessi þróun kemur að íslenskum endurskoðendum.

Á haustráðstefnu FLE 2014 voru haldnar þrjár vinnustofur um samtímaeftirlit með 90 þátttakendum.Tvær spurningar voru lagðar fyrir fyrir þátttakendur. Annars vegar hvort þróun í samtímaeftirliti myndi hafa neikvæð eða jákvæð áhrif á vinnu endurskoðenda og hins vegar hvort þróun í þessari tækni væri tækifæri eða ógn fyrir endurskoðunarfyrirtæki. Svörin við báðum spurningum voru skráð á kvarða frá -3 (mjög neikvæð áhrif) til 0 (engin áhrif) til +3 (mjög jákvæð áhrif). Þar að auki áttu hóparnir að styðja rökstyðja svör sín og skrá niður athugasemdir. Vinnuhóparnir skiluðu í alls 24 svarblöðum.

Hvaða áhrif mun samtímaeftirlit hafa á vinnu endurskoðenda?

Svarið við fyrstu spurningunni var að meðaltali +2 þ.e.a.s. þátttakendur telja að samtímaeftirlit muni hafa jákvæð áhrif á vinnu endurskoðenda. Margar athugasemdir og skoðanir fylgdu með, sem flokka má gróflega í þrjá flokka.

1. Samtímaeftirlit mun einfalda störf endurskoðenda kerfisgögn verða réttari, sem leiðir til minni gagnaskoðunar, minni úrtaksvinnu, minni staðfestingarvinnu og minni villuleitar í endurskoðunarferlinu og þar með skapa meira öryggi um niðurstöður endurskoðunar. Einnig munu úttektir á innri eftirlitskerfum fyrirtækja verða einfaldari og öruggari með tilkomu kerfistengdra eftirlitsferla.
2. Aukin notkun samtímaeftirlitskerfa mun á sama tíma skapa þörf á nýjum verkefnum eins og t.d. áhættugreiningum sem undanfara uppsetningar samtímaeftirlitskerfa, eftirliti með og úttekt á uppsetningum á þessum kerfum, sem og óháðu mati á aðgerðaferlum þegar kerfin flagga villum eða lélegu eftirliti.
3. Endurskoðunarferli munu í sumum tilfellum breytast þar sem samsetning endurskoðunarteyma mun breytast með tilkomu nýrra þekkingarsviða. Þetta mun kalla á aukna menntun og endurmenntun endurskoðenda í innra eftirliti og í samtímaeftirliti.

Það virðist því vera samdóma álit þátttakenda að aukin tilkoma samtímaeftirlitskerfa sé af hinu góða og muni einfalda vinnu endurskoðenda, gera hana skilvirkari og skapa þörf á nýrri þjónustu.

Er samtímaeftirlit tækifæri eða ógnun við fyrir endurskoðunarfyrirtæki?

Þar sem spurning 1 og 2 eru nátengdar þá kemur ekki á óvart að svör við spurningu 2 voru á svipaðan veg. Spurning 2 fékk einnig meðaleinkunnina +2 þar sem þróun í samtímaeftirlitstækni er metið sem tækifæri fyrir endurskoðunarfyrirtæki. Athyglisvert var þó að athugasemdir og rökstuðningur þátttakenda var nokkuð ólíkur spurningu 1. Endurskoðendur nefndu oft að það væru viðbrögð stéttarinnar á næstu árum, sem myndi ráða því hvort þessi þróun yrði að tækifæri eða ógn. Tvennt var nefnt:

1. Tækifærin liggja í nýjum þjónustugreinum sem endurskoðunarfyrirtæki geta boðið upp á bæði hérlendis og erlendis eftir því sem upplýsingatæknin skapar þörf fyrir nýjar þjónustur og samtímis máir út landamæri og fjarlægðir. Vottun á samtímaeftirlitskerfum er dæmi um nýja þjónustugrein sem gæti orðið arðbær í framtíðinni. Vinna endurskoðunarfyrirtækja mun líka geta orðið verðmætari fyrir viðskiptavinin vegna minni gagnavinnu en meiri áherslu á rekstrar- og stjórnunarráðgjöf.
2. Það er hins vegar aukin hætta á að upplýsingatæknin brjóti niður aðgangstakmarkanir að verkefnum og gefi færi fyrir nýja samkeppnisaðila t.d úr upplýsingatæknigeiranum og verkfræðigeiranum hérlendis og erlendis. Það er líka hætta á því að endurskoðunarfyrirtæki skorti þekkingu og mannafla sem getur leyst þau eftirlitsverkefni sem koma á næstu árum sem leiði til óánægju viðskiptavina og rýrnun á þjónustugæðum. Þróuninni fylgja því áhættur sem endurskoðunarfyrirtæki þurfa að bregðast við.

Lokaorð

Í íslenskum fyrirtækjum hefur innra eftirlit þróast mikið á síðustu árum. Þróun og innleiðing samtímaeftirlits er framhald þessarar þróunar. Fleiri íslensk fyrirtæki munu að öllum líkindum setja upp samtímaeftirlitskerfi á næstu árum til að styrkja innra eftirlit, ná niður eftirlitskostnaði og auka virði upplýsingaferla. Svo virðist sem íslenskir endurskoðendur sjái fyrir að aukin notkun samtímaeftirlitskerfa muni einfalda og bæta vinnu endurskoðenda og gera hana verðmætari fyrir viðskiptavini. Það eru ýmis tækifæri fólgin í þessari þróun í formi nýrra viðskiptatækifæra, lækkun kostnaðar og breyttra samkeppnisráða. En hvort þróunin verði að tækifærum eða ógn er að stórum hluta háð framtakssemi, viðbrögðum og útsjónarsemi stéttarinnar með tilliti til t.d. menntunar og hæfniskrafa, nýrra þjónustuleiða, sköpun nýs virðis fyrir viðskiptavini og viðbrögðum við nýjum samkeppnisaðilum og aðstæðum.