Sjálfvirknivæðing ferla með stafrænu vinnuafli

Breytingar í rekstrarumhverfi fyrirtækja eru tíðari en nokkru sinni fyrr og þurfa fyrirtæki að geta greint, metið og brugðist fljótt og örugglega við tækifærum, áhættum og breytingum í rekstrarumhverfi sínu. 

EY hefur undanfarið ár unnið með stærstu fyrirtækjum sinnar tegundar í heiminum við að hanna svokölluð „vélmenni“ (e. Robotics) fyrir gagnavinnslur sem er áður óþekkt fyrirbæri og mun gerbylta því hvernig við hugsum um ferla með tilliti til nýtingar, sveigjanleika og framlegðar.

Þessi tækninýjung ber heitið „Robotic process automation“ (RPA) og snýst um að sjálfvirknivæða ferla með stafrænu vinnuafli. Þessi tækni er ný af nálinni en EY hefur leitt þó nokkurn fjölda slíkra verkefna í mörgum af stærstu fyrirtækjum heims síðustu misserin.

RPA, eins og við köllum það í daglegu tali, er í raun aðferðafræði sem nýtir hugbúnað og er megintilgangur hans að herma eftir vinnu starfsmanna við störf sem krefjast endurtekninga, þola illa villur og skapa oft lítil eða engin verðmæti. Með öðrum orðum stafrænt vinnuafl sem leysir starfsmanninn að hluta til af hólmi og gerir honum kleyft að einbeita sér að flóknari störfum sem krefjast mannlegrar aðkomu og auka verðmætasköpun.
Með þessum hætti er hægt að gera ferla enn hraðari þar sem að stafrænt vinnuafl getur unnið hratt og örugglega allan sólarhringinn ef þörf er á, án þess að hverfa frá, auk þess sem slík sólarhringsvinna hefur ekki áhrif á launakostnað. Einn helsti kosturinn við þessa tækni er að einfalt er að virkja stafræna vinnuaflið, en meginvinnan felst í undirbúningnum við að greina ferilinn.

Áhugaverðar staðreyndir um RPA

• EY er þriðji stærsti notandi stafræns vinnuafls í heiminum
• Talið er að 30-40% af öllum núverandi þjónustuferlum verði fyrir áhrifum stafræns vinnuafls í nánustu framtíð
• Áætlað er að stafrænt vinnuafl lækki kostnað um 30-35% hvað einfaldari störf varðar en allt að 70% hvað varðar síendurtekin störf
• Stafrænt vinnuafl getur unnið þrefalt hraðar en einstaklingur ásamt því að skila verkinu með meiri nákvæmni og af betri gæðum fyrir minni kostnað

Algengt er að svona fjárfesting borgi sig niður á 6-8 mánuðum í þeim verkefnum sem EY hefur komið að, en meginvinnan felst í undirbúningi, kortlagningu ferla á meðan uppsetningin sjálf er í raun frekar einföld. Helsta vinna starfsmanna upplýsingatæknisviðs er að setja hugbúnaðinn upp á búnaði fyrirtækisins og útbúa gagnagrunn fyrir stafræna vinnuaflið að vinna með.

Virkni stafræns vinnuafls er í raun eins og um venjulega manneskju sé að ræða. Það opnar forrit á netinu með lykilorðum, sækir upplýsingar inn á lokaðar heimasíður auk þess sem það getur lesið tölvupósta og unnið upplýsingar upp úr þeim. Það getur einnig lesið gögn úr Word, Excel og fleiri tegundir af skjölum, safnað upplýsingum á einn stað, útbúið skýrslur og sent til baka í tölvupósti. Með þessu er hægt að láta stafrænt vinnuafl vinna allskonar einhæf störf sem starfsmenn hafa unnið fram til þessa og þannig losað mannlegt vinnuafl undan einhæfum störfum og gefið þeim tækifæri til þess að einbeita sér að þeim störfum sem krefjast mannlegrar aðkomu.

Sjálfvirknivæðing sem þessi hefur auk þess aðra kosti í för með sér. Ber þar helst að nefna aukna nákvæmni og aukið samræmi í úrvinnslu, aukin rekjanleika og þar með traustari niðurstöður. Áreiðanleiki eykst einnig þar sem ekki þarf að manna veikindi og önnur orlof auk þess sem stafrænt vinnuafl getur unnið allan sólarhringinn árið um kring. Allt leiðir þetta til aukins sveigjanleika og minni villuhættu.

Gera má ráð fyrir því að þessi tækni muni halda áfram að vaxa og dafna en áætlað er að um 50% af þeim stöðugildum sem vinna að gagnavinnslu og úrvinnslu í dag komi til með að hverfa á komandi árum með tilkomu stafræns vinnuafls.