Sjálfvirknivæðing ferla skapar ávinning

Íslensk fyrirtæki eru að taka við sér og uppgötva hagræðinguna sem felst í að sjálfvirknivæða viðskiptaferla að hluta eða að öllu leyti. Mikil eftirspurn er eftir slíkri sjálfvirkni (Robotics) sem leysir tímafrek og síendurtekin verkefni, en þau liggja víða.

Hjá mörgum fyrirtækjum og opinberum stofnunum fer dýrmætur tími starfsfólks í verkefni sem eru dæmigerð bakvinnsluverkefni. Þessi verkefni eru oftast hluti af reglubundnum þjónustuferlum er snúa að gagnavinnslu og skjölun. Þannig verkefni krefjast bæði tíma og fyrirhafnar og fela því í sér beinan og óbeinan kostnað. Með því að nýta svokallaða „Robotics“ sjálfvirkni og fjárfesta í hugbúnaði sem tekur að sér þessa vinnu næst bæði kostnaðarhagræðing og starfsfólk getur frekar notað tíma sinn í virðisaukandi þjónustu fyrir viðskiptavini.

Nýleg könnun Deloitte Global meðal 400 fyrirtækja endurspeglar þetta ágætlega. Ein af niðurstöðum könnunarinnar er að aðspurðir töldu að „vinnuframlag“ þessarar sjálfvirkni jafnaðist á við um 20% af starfsafla þeirra. Þá sögðust 53% þeirra vera byrjaðir að skoða innleiðingu „Robotics“ sjálfvirkni. Af þeim sem voru þegar byrjaðir á slíkri innleiðingu þá sögðust tæp 80% ætla að fjárfesta umtalsvert meira í þessari tækni, enda mat þeirra að ábatinn væri iðulega að vega upp fjárfestinguna innan árs.

Það er því gríðarleg eftirspurn eftir lausnum á þessu sviði. Það sést meðal annars í því að Deloitte á Íslandi hefur byggt upp sterkt teymi í sem sérhæfir sig í „Robotics“ sjálfvirkni og á alþjóðavísu eru um 1.000 sérfræðingar hjá Deloitte sem hjálpa fyrirtækjum að ná fram hagræðingu í rekstri með þessari tækni.

Öruggari vinnsla með sjálfvirknivæðingu

Stærri fyrirtæki, sveitarfélög og stofnanir sem þurfa að framkvæma staðlaða vinnslu í verkefnum eins og við yfirferð og innslátt gagna eru að sjá hagræðingu með innleiðingu á „Robotics“ sjálfvirkni. En einnig er hægt að draga verulega úr villuhættu vegna mannlegra mistaka.

Hægt er að virkja sjálfvirkni til að vinna verkefni sem krefjast mikillar nákvæmni. Villuhættan er nánast engin þar sem öryggi við meðhöndlun gagna eykst með aðkomu sjálfvirknivædds hugbúnaðar. Þegar verkefni eru leyst í mörgum mismunandi kerfum sem krefjast þess að gögn séu flutt handvirkt milli kerfa verða síendurteknar og hugsanlega óþarflega flóknar aðgerðir berskjaldaðar fyrir innsláttarvillum eða öðrum mannlegum mistökum. Þar með er mögulegt að eitthvað geti farið úrskeiðis sem getur verið kostnaðarsamt og tímafrekt að leiðrétta.

Smávægileg mistök geta verið dýrkeypt þegar unnið er með persónuupplýsingar fólks. Slík gagnameðhöndlun tíðkast víða hjá stofnunum og sveitarfélögum. Tilkoma svokallaðrar GDPR reglugerðar ESB núna í maí kallar á að vanda þarf enn frekar til verka þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga. Það eykur öryggi við meðhöndlun persónuupplýsinga að sjálfvirknivæða þá ferla sem bjóða upp á slíkt og við sjáum að sveitarfélög víða erlendis, sem og hér á landi, eru að snúa sér að einfaldari og öruggari vinnsluaðgerðum.

Uppbygging í takt við alþjóðlega nálgun

Í raun eru óteljandi möguleikar í notkun á þessari tækni. Fyrstu skrefin fela ávallt í sér greiningu á núverandi vinnsluaðferðum þ.e. að kortleggja núverandi ferla og koma auga á hvernig megi einfalda vinnsluna og hagræða. Þegar matið liggur fyrir og kortlagningu er lokið er farið í hönnun á sjálfvirkninni og uppsetningu hugbúnaðar sem stýrir sjálfvirkninni. Sjálfvirknin er síðan útfærð og prófuð og lagt er mat á mögulega hagræðingu, Umrædd vinna getur tekið 3-5 vikur og að henni lokinni liggja fyrir hvort forsendur séu fyrir innleiðingu og áframhaldi.

Hér má nálgst greinina sem birtist í Viðskiptablaðinu 25. mars 2018